Wydatki w ramach projektów unijnych muszą być ponoszone w sposób „przejrzysty, racjonalny i efektywny”. Zgodnie z obowiązkiem narzuconym na beneficjentów wprost w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, „spełnienie powyższych wymogów w przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie następuje w drodze przeprowadzenia i udokumentowania tzw. rozeznania rynku”.
W aktualnej wersji wyżej wymienionych „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków”, obowiązującej od dnia 23 sierpnia 2017 roku, wprowadzonych zostało wiele modyfikacji tego trybu udzielania zamówień.
Rozeznanie rynku ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. Do udokumentowania, że zamówienie zostało wykonane po cenie nie wyższej niż cena rynkowa, niezbędne jest przedstawienie co najmniej wydruku zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta wraz z otrzymanymi ofertami. Trzeba wskazać w tym miejscu, że Instytucja Zarządzająca danym programem operacyjnym (IZ) może wskazać w umowie o dofinansowanie, w Szczegółowym Opisie Osi Priorytetowych (SZOOP) Programu Operacyjnego lub w regulaminie naboru wniosków o dofinansowanie lub dokumentacji dotyczącej wyboru projektów w trybie pozakonkursowym inną stronę internetową przeznaczoną do umieszczania zapytań ofertowych (inną niż strona internetowa beneficjenta). Musi być to zawsze w danym przypadku zweryfikowane.
Trzeba podkreślić również, że udokumentowanie obejmuje wszystkie otrzymane oferty. Jeżeli w odpowiedzi na zamieszczone na ogólnodostępnej stronie internetowej ogłoszenie o zamówieniu złożona zostanie tylko jedna ważna oferta, wówczas należy uzupełnić udokumentowanie o ofertę pochodząca z innego źródła (np. jednej z pozostałych wskazanych niżej możliwości). Jedna oferta nie jest wystarczająca dla udokumentowania, że zamówienie zostało wykonane po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. Dodatkowo, oferta niezgodna z ogłoszeniem nie stanowi oferty ważnej.
Inną formą realizacji trybu rozeznania rynku jest udokumentowanie potwierdzenia wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia, wraz z otrzymanymi ofertami. Udokumentowanie obejmuje wszystkie otrzymane oferty. Wymóg będzie spełniony, gdy w odpowiedzi na zapytanie ofertowe zostaną złożone co najmniej dwie ważne oferty, przy czym oferta niezgodna z zapytaniem ofertowym nie stanowi oferty ważnej.
Należy wskazać, że w przypadku, gdy w wyniku upublicznienia zapytania ofertowego lub skierowania zapytania do potencjalnych wykonawców nie otrzymano ofert, niezbędne jest przedstawienie np. wydruków stron internetowych (co najmniej dwóch) z opisem towaru/usługi i ceną lub wydruków maili (co najmniej dwóch) z informacją na temat ceny za określony towar/usługę, albo innego dokumentu. Mowa o dokumencie świadczącym o istnieniu co najmniej dwóch ofert. Wymaga podkreślenia, że notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie może być uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku (patrz sekcja 6.5.1. Wytycznych).
Jeśli chodzi o samą formę zawarcia umowy, w przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto, zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą nie jest wymagane. W takim przypadku wystarczające jest potwierdzenie poniesienia wydatku w oparciu o fakturę, rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej.
Zapraszam do kontaktu w przypadku dalszych pytań lub potrzeby pomocy prawnej:
