Z punktu widzenia wykonawców startujących w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, jednym z najważniejszych rozwiązań jakie zostały przyjęte w 2016 r. w trakcie nowelizacji ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 poz. 2164 z późn. zm.), dalej p.z.p., jest obowiązek sporządzenia planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych przez zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2 p.z.p., a więc jednostek sektora finansów publicznych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Chodzi więc o zdecydowaną większość spośród wszystkich podmiotów zamawiających.
Zgodnie z nowo wprowadzonym art. 13a p.z.p. zamawiający wymienieni wyżej oraz ich związki, nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym oraz zamieszczają je na stronie internetowej. Inni zamawiający, nie wymienieni we wskazanym przepisie ustawy, mogą robić to fakultatywnie.
Dzięki temu rozwiązaniu wykonawcy już od zeszłego roku mogą być w posiadaniu, ze znacznym wyprzedzeniem, niezwykle ważnych dla nich informacji z punktu widzenia organizacji własnej pracy, jak również planowania udziału w przetargach lub w innego rodzaju określonych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.
Plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych, w przypadku każdego z wymienionych zamawiających, ma zawierać w szczególności informacje dotyczące:
1) przedmiotu zamówienia;
2) rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi;
3) przewidywanego trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia;
4) orientacyjnej wartości zamówienia;
5) przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym.
Użycie przez ustawodawcę sformułowania „w szczególności” oznacza, że zamawiający może uwzględnić w treści planu również inne istotne z punktu widzenia wykonawcy informacje.
Mając na uwadze wskazane wyżej ramy, poza uzyskaniem przez wykonawcę wiedzy na temat przedmiotu poszczególnych, planowanych do udzielenia zamówień, jak również przewidywanego terminu przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy, przede wszystkim każdy z potencjalnych oferentów otrzyma informację bardzo istotną w momencie przygotowywania oferty – orientacyjną wartość danego zamówienia. Nie mówimy tu o „szacunkowej wartości zamówienia”, do której odnosi się art. 32 ust. 1 p.z.p., lecz mimo wszystko nawet mniej przybliżona, „orientacyjna” wartość może być dla wykonawcy niezwykle przydatna przy ustalaniu ceny ofertowej. Z dużą dozą prawdopodobieństwa wykonawca będzie w stanie uniknąć sytuacji, że zamawiający odmówi zawarcia z nim umowy i unieważni postępowanie, gdyż cena jego najkorzystniejszej nawet oferty, przekracza budżet zamawiającego, a zamawiający nie może zwiększyć kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia.
Trzeba zaznaczyć, że obowiązek publikacji planów dotyczy wyłącznie zamówień, przy których udzieleniu zamawiający jest zobowiązany stosować ustawę Prawo zamówień publicznych. W przypadku innych zamówień, zwłaszcza zamówień o ustalonej szacunkowej wartości poniżej 30 000 euro, zamawiający może, ale nie musi tego robić.
Jak podkreślane jest przez Urząd Zamówień Publicznych w opinii prawnej pt. Przygotowanie przez zamawiających planu postępowań o udzielenie zamówień, „w planie postępowań zamawiający uwzględnia wyłącznie zamówienia, których wszczęcie planowane jest w roku, do którego odnosi się ww. dokument. Oznacza to, iż plan postępowań nie obejmuje zamówień będących w trakcie realizacji lub postępowań, które de facto zostały już przeprowadzone, a nie została jeszcze podpisana umowa w sprawie zamówienia publicznego. Zamawiający nie jest również zobowiązany do wskazania w planie dokładnej daty wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. Należy pamiętać, iż dokument ten, sporządzany przez zamawiającego co do zasady na początku roku budżetowego, obejmuje zamówienia publiczne planowane w całym roku finansowym, a na decyzję o zainicjowaniu procedury udzielenia zamówienia wpływa wiele czynników, zmieniających się w trakcie roku. W konsekwencji ustawodawca wymaga od zamawiającego wskazania wyłącznie orientacyjnej daty wszczęcia postępowania w perspektywie miesięcznej lub kwartalnej. Decyzja dotycząca poziomu szczegółowości tych informacji, tj. czy plan postępowań przygotowany zostanie w ujęciu kwartalnym, czy też bardziej precyzyjnie w ujęciu miesięcznym, podejmowana jest samodzielnie przez zamawiającego”.
Warto przypomnieć, że o przekazanie całości wskazanych powyżej informacji wykonawcy mogli starać się wcześniej w drodze wniosków o udostępnienie informacji publicznej, na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, jednak wielu zamawiających z różnych względów skutecznie się przed przekazaniem tych informacji wzbraniało. Obecnie powinna występować w tym zakresie co do zasady pełna transparentność. Należy zwrócić jednak uwagę na brak regulacji w zakresie dokonywania przez zamawiających korekt wskazanych planów, jak również sankcji za naruszenie ich postanowień. Zasadnym jest więc wskazanie na konieczność bieżącego śledzenia przez wykonawców stron internetowych jednostek zamawiających oraz weryfikację rzeczywistego wypełniania ich postanowień, tudzież wprowadzania przez zamawiających określonych zmian.
Zapraszam do kontaktu w przypadku dalszych pytań lub potrzeby pomocy prawnej: