Tryb negocjacji bez ogłoszenia należy do kilku tzw. niekonkurencyjnych trybów udzielania zamówień publicznych, z tego powodu, występuje możliwość jego zastosowania tylko w wyjątkowych sytuacjach. Jedną z nich jest zgodnie z art. 62 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych okoliczność, że ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.
Analizy powyższego zagadnienia dokonał Urząd Zamówień Publicznych w dokumencie pn. „Wytyczne dotyczące interpretacji przesłanek pozwalających na przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki i zapytania o cenę” Urząd Zamówień Publicznych 2010. Wskazał on, że możliwość skorzystania z tej przesłanki wymaga łącznego spełnienia następujących warunków:
,,a) zaistnienie okoliczności, których nie dało się wcześniej przewidzieć – tzn. takiej sytuacji, której wystąpienie w normalnym stanie rzeczy byłoby bardzo mało prawdopodobne. Do takich okoliczności możemy zaliczyć np. zdarzenia losowe, awarie, katastrofy naturalne. Nieprzewidywalność okoliczności, na które powołuje się zamawiający powinna być oceniana w sposób obiektywny i indywidualnie dla każdej sytuacji. Samo wystąpienie np. pożarów, powodzi lub lawin nie będzie przesłanką do zastosowania negocjacji bez ogłoszenia, jeżeli tego typu zjawiska są charakterystyczne dla danego regionu i powtarzają się sezonowo. Nie można bowiem w takiej sytuacji uznać, że jest zdarzeniem, którego nie dało się wcześniej przewidzieć przy dołożeniu należytej staranności. O nieprzewidywalności określonych okoliczności można natomiast mówić w sytuacji, kiedy mimo, że dane zjawisko występuje na danym obszarze regularnie, to skala tego zjawiska przekracza jego standardowy zakres w porównaniu z poprzednimi okresami (…).
b) wystąpienie pilnej potrzeby – pilność udzielenia zamówienia musi stanowić konsekwencję zaistnienia okoliczności, których wcześniej nie dało się przewidzieć. Na ogół pilność udzielenia zamówienia jest podyktowana koniecznością uniknięcia negatywnych konsekwencji, które spowodowane byłyby niepodjęciem w określonym czasie stosownych działań.
W tym przypadku należy jednak przestrzegać zasady proporcjonalności, a zatem udzielić zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia jedynie w zakresie koniecznym do ograniczenia lub zapobieżenia skutkom nieprzewidzianego zdarzenia. Ponadto, wystąpienie negatywnych konsekwencji musi być nie tylko możliwe, ale też bardzo prawdopodobne. Przesłanką zastosowania trybu negocjacji bez ogłoszenia nie będzie zatem np. konieczność zbudowania określonych instalacji zabezpieczających przed ewentualną powodzią lub innym zagrożeniem, jeżeli wiadomo, że tego typu zjawiska nie należą do częstych, w związku z czym ryzyko ich wystąpienia nie jest realne. Taką przesłanką nie będzie również groźba nałożenia kar finansowych jakie mogłyby wiązać się np. z istnieniem i funkcjonowaniem konkretnych instalacji po terminach wyznaczonych na ich usunięcie, czy też wygaśnięcie środków finansowych przeznaczonych na określone zadanie, w tym m.in. środków pochodzących z funduszy unijnych. Są to na ogół sytuacje, których zamawiający może się spodziewać, jeżeli nie spełni określonych warunków”.
Zapraszam do kontaktu w przypadku dalszych pytań lub potrzeby pomocy prawnej: